لیست حقوق و دستمزد چیست، چه کاربردی دارد و شامل چه اطلاعاتی است؟

یکی از وظایف حساس هر کسب و کاری، چه یک تولیدی بزرگ باشد چه یک کارگاه کوچک چندنفره، مدیریت و پرداخت حقوق پرسنل است، این وظیفه را عموما حسابدار شرکت برعهده دارد. با این حال کارفرما (رئیس) و کارکنان و کارگران نیز لازم است از کلیت آن که در سندی به نام لیست حقوق و دستمزد تنظیم می‌شود اطلاع داشته باشند.

برای همین اگر قصد دارید بدانید لیست حقوق چیست، چطور تنظیم می‌شود، شامل چه مواردی است و… تا پایان مطلب با ما همراه باشید.

لیست حقوق و دستمزد چیست؟

به بیان ساده، لیست حقوق و دستمزد صورت حساب دقیقی است از عملکرد یک کارمند یا کارگر در طول یک ماه. منظور از عملکرد کارمند، تعداد روزهای کاری، مرخصی و اضافه کار است. حسابدار شرکت با جمع‌آوری اطلاعات کارمندان و کارگران از بخش‌های مختلفی مثل دایره حضور و غیاب و کارگزینی، تعداد ساعاتی که هر فرد کار کرده را مشخص و با حساب کسورات و مزایا و… مبلغ نهایی که باید به او داده شود را در این لیست مشخص می‌کند.

تفاوت لیست حقوق با فیش حقوقی

برای درک بهتر تفاوت فیش و لیست حقوق باید تعریف، محتوا و کاربرد هر کدام را بدانیم:

لیست حقوق و دستمزد یاPayroll، در اصل یک سند مدیریتی و مالی است که توسط واحد حسابداری یا منابع انسانی برای کل سازمان تهیه می‌شود. در این لیست خلاصه‌ای از کل مبالغی که باید به همه کارکنان پرداخت شود، می‌آید. از این لیست برای ارائه گزارش به مراجع قانونی مثل سازمان تامین اجتماعی و اداره مالیات استفاده می‌شود.

فیش حقوقی یا Payslip، یک سند شخصی است که به هر کارمند و به صورت انفرادی داده می‌شود. در فیش حقوقی کل دریافتی‌ها (حقوق پایه + مزایا  اضافه کاری) و کسورات (بیمه + مالیات + وام) برای هر کارمند یا کارگر، جداگانه در طی یک ماه محاسبه شده و با جزئیات آورده می‌شود. فیش حقوقی در اصل یک سند برای آگاهی بیشتر از دریافتی خود پرسنل است.

📘حتما بخوانید: اضافه کاری چیست؟

تفاوت لیست حقوق با لیست بیمه و مالیات حقوق

برای اینکه بهتر بدانیم لیست حقوق چیست لازم است تفاوت آن با فیش حقوقی، لیست بیمه، لیست مالیات به طور دقیق مشخص شود. در جدول زیر این تفاوت‌ها را به صورت یکجا آورده‌ایم تا موضع کاملا شفاف شود:

لیست حقوق و دستمزد چه کاربردی دارد؟

کاربرد لیست حقوق شامل محاسبه و کنترل پرداخت کارکنان، ثبت هزینه و بدهی‌های حقوق، تهیه خروجی بیمه و مالیات، گزارش مدیریتی هزینه نیروی انسانی و مستندات حسابرسی و رسیدگی است. در ادامه هر کدام از این موارد را توضیح می‌دهیم.

محاسبه و کنترل پرداخت کارکنان

حسابداران با تهیه گزارش از دایره حضور و غیاب و کارگزینی، متوجه می‌شوند که به طور کلی کارمندان و کارگران چند ساعت در طول ماه کار کرده‌اند، پایه حقوق هر کدام چقدر در نظر گرفته شده، چقدر کسورات و اضافه خدمت دارند و درنهایت چه میزان حقوق به آنها باید پرداخت شود. با استفاده از لیست حقوق و دستمزد تمام این موارد کنترل و محاسبه می‌شود.

ثبت هزینه و بدهی‌های حقوق

هزینه‌ها و بدهی‌های حقوق به صورت دوطرفه در لیست حقوق و دستمزد آورده می‌شود:

طرف بدهکار (شامل هزینه‌ها): در ستون بدهکار، کل مبلغ حقوق ناخالص (حقوق پایه + مزایا + اضافه‌کاری) به علاوه سهم بیمه کارفرما (20 درصد) و بیمه بیکاری (3 درصد) به عنوان هزینه سازمان ثبت می‌شود.

طرف بستانکار (شامل بدهی‌ها): در ستون بدهکار، هزینه‌ای معادل مبلغ خالص قابل پرداخت به کارکنان (حقوق ناخالص منهای کسورات) تحت عنوان حقوق پرداختنی، هزینه‌ای معادل مبلغ کل بیمه (30 درصد) و هزینه‌ای معادل مالیات متعلق، به عنوان بدهی ثبت می‌شود.

تهیه خروجی بیمه و مالیات

بیمه و مالیات نیز از طریق لیست حقوق و دستمزد محاسبه شده و گزارش می‌شود:

خروجی بیمه شامل اطلاعات بیمه کارکنان (سهم کارگر + سهم کارفرما + بیمه بیکاری) است و عموما به صورت یک فایل الکترونیکی به سازمان تأمین اجتماعی تحویل داده می‌شود. همچنین خروجی مالیات نیز شامل مالیات و مالیات کسر شده از حقوق کارکنان است که به طور جدا تهیه و به امور مالیاتی تحویل داده می‌شود.

گزارش مدیریتی هزینه نیروی انسانی

از دیگر کاربردهای لیست حقوق و دستمزد استفاده از آن برای گزارش مدیریتی هزینه نیروی انسانی است. این گزارش تحلیلی است جامع از کل هزینه‌های مرتبط با کارکنان. این هزینه‌ها بیشتر از مبلغ خالص پرداختی به کارگران و کارمندان است و برای همین تحلیل آن به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های استراتژیک درست‌تری بگیرند.

مستندات حسابرسی و رسیدگی

از اطلاعات لیست حقوق برای مستندات حسابرسی و رسیدگی نیز استفاده می‌شود. این مستندات مجموعه مدارکی است که برای اثبات صحت و قانونی بودن محاسبات و پرداخت‌ها، در اختیار حسابرسان (بازرسان داخلی یا سازمان حسابرسی) قرار می‌گیرد تا قانونی بودن روند تایید شود. در مستندات حسابرسی و رسیدگی از اطلاعات و اسنادی مثل قراردادهای کارکنان، حضور و غیاب، فرم‌های مرخصی و مأموریت، ابلاغ‌های تغییر حقوق و مدارک افزایش سنوات استفاده می‌شود.

📘حتما بخوانید: حق سنوات چیست؟

لیست حقوق و دستمزد شامل چه اطلاعاتی است؟

لیست حقوق و دستمزد شامل اطلاعات مختلفی مثل اطلاعات هویتی و استخدامی افراد، اطلاعات کارکرد هر کدام از کارکنان، حقوق و مزایا، جمع حقوق ناخالص و خالص پرداختنی و کسورات است. در ادامه هر کدام از این اطلاعات را بیشتر توضیح می‌دهیم.

اطلاعات هویتی و استخدامی

اطلاعات هویتی و استخدامی که در لیست حقوق و دستمزد آورده می‌شود شامل نام و نام خانوادگی کارکنان، کد یا شماره پرسنلی آنها، وضعیت قرارداد، واحد سازمانی، شماره حساب و اطلاعات لازم پرداخت با رعایت بعد محرمانه بودن است.

اطلاعات کارکرد

از اطلاعات کارکرد برای محاسبه پرداختی هر کارمند یا کارگرداستفاده می‌شود و شامل تعداد روز و ساعت کارکرد، میزان اضافه‌کاری، کسرکار و غیبت، تعداد روزهای مرخصی، ماموریت، نوبت‌کاری و تعطیل کاری می‌شود. توجه داشته باشید که یادگیری نحوه ثبت تعطیل‌کاری نیاز به تمرین با داده‌های واقعی دارد.

حقوق و مزایا

همچنین در لیست حقوق و دستمزد میزان حقوق پایه که مبنای محاسبات قرار می‌گیرد، مزایای مستمر و غیرمستمر، اضافه‌کاری و سایر فوق‌العاده‌ها (در صورت وجود)، عیدی، پاداش و سنوات (در صورت تعلق) آورده می‌شود. محاسبه و درج حق سنوات جزو اطلاعات مهم لیست حقوق است.

کسورات

کسورات لیست حقوق و دستمزد نیز شامل بیمه سهم کارکنان و کارفرما، مالیات حقوق، وام (درصورت دریافت)، مساعده و سایر کسورات مجاز می‌شود.

جمع حقوق ناخالص و خالص پرداختنی

حقوق ناخالص (Gross Pay) همان مجموع کل مبالغی است که قبل از هر گونه کسر، به کارمند تعلق می‌گیرد و شامل حقوق پایه، مزایای شغلی و غیرشغلی (مسکن، خواربار، ایاب‌ذهاب)، اضافه‌کاری، شب‌کاری، نوبت‌کاری، سنواتی، پاداش و عیدی است. از طرفی حقوق خالص پرداختنی (Net Pay) مبلغی است که پس از کسورات قانونی از حقوق ناخالص، به حساب کارمندان واریز می‌شود. در لیست حقوق و دستمزد این دو از هم تفکیک شده و آورده می‌شود.

مراحل تهیه لیست حقوق و دستمزد

مراحل تهیه لیست حقوق و دستمزد شامل جمع‌آوری اطلاعات پرسنلی و قراردادها، دریافت و کنترل کارکرد ماهانه، محاسبه مزایا و کسورات، کنترل بیمه و مالیات، محاسبه خالص پرداختنی و تایید، پرداخت و ثبت سند است. در ادامه این مراحل را به صورت خلاصه توضیح داده‌ایم. توجه داشته باشید که هر کدام از این مراحل بخشی از اجزای لیست حقوق و دستمزد را تشکیل می‌دهند. با گذراندن دوره عملی تهیه لیست و ثبت سند حقوق و دستمزد و انجام مثال‌های بیشتر و واقعی، می‌توانید در تهیه این لیست به تبحر لازم برسید.

جمع‌آوری اطلاعات پرسنلی و قراردادها

در این مرحله اطلاعاتی مثل قراردادهای کاری، ابلاغ‌های تغییر حقوق، مدارک افزایش سنواتی، اطلاعات بانکی و بیمه‌ای کارکنان جمع‌آوری شده و به عنوان ورودی به نرم‌افزار داده می‌شود. خروجی شامل فایل جامع اطلاعات پایه پرسنلی (شامل حقوق پایه، مزایای ثابت، کد بیمه و شماره حساب) است.

دریافت و کنترل کارکرد ماهانه

در مرحله دوم تهیه لیست حقوق و دستمزد مواردی مثل کارت‌های حضور و غیاب، فرم‌های مرخصی، مأموریت، اضافه‌کاری، تأخیر و غیبت و تقویم کاری ماه به عنوان ورودی در نظر گرفته می‌شوند. خروجی این مرحله نیز شامل گزارش کارکرد قطعی هر کارمند (تعداد روزهای کاری، ساعت اضافه‌کاری، مرخصی، غیبت) است.

محاسبه مزایا و کسورات

در مرحله سوم اطلاعاتی مثل حقوق پایه، نرخ اضافه‌کاری (۴۰٪)، ضرایب شب‌کاری و نوبت‌کاری، نرخ بیمه (۷٪ کارگر، ۲۰٪ کارفرما، ۳٪ بیکاری) و بخشنامه دستمزد سالانه به عنوان ورودی به نرم افزار داده می‌شود تا جدول تفکیکی مزایا (اضافه‌کاری، شب‌کاری، نوبت‌کاری، مسکن، خواربار) و کسورات (بیمه سهم کارگر، مساعده، سایر کسورات) به دست آید. حتما پیش از محاسبه مزایا و کسورات، وضعیت مالیاتی سنوات را چک کنید.

کنترل بیمه و مالیات

مرحله چهارم به کنترل بیمه و مالیات اختصاص دارد. برای همین ورودی‌‌های آن شامل لیست بیمه ماه قبل، ابلاغ تغییرات بیمه‌ای، معافیت‌های مالیاتی (ماده ۸۴) و سوابق بیمه کارکنان جدید است. خروجی آن نیز شامل لیست بیمه ماه جاری و لیست مالیات بر حقوق آماده ارسال به سازمان‌های مربوطه (تامین اجتماعی و اداره مالیات) است.

محاسبه خالص پرداختنی

در مرحله پنجم تهیه لیست حقوق و دستمزد حسابدار جمع مزایا، جمع کسورات، مبالغ وام و مساعده، عیدی و پاداش پایان سال را به نرم‌افزار می‌دهد تا خالص پرداختنی که همان فیش حقوقی هر کارمند است به دست آید. محاسبه اضافه‌کاری در لیست حقوق جزو مواردی است که عموما فراموش می‌شود، برای همین به آن توجه ویژه داشته باشید.

تأیید، پرداخت و ثبت سند

آخرین مرحله نیز شامل تایید، پرداخت و ثبت سند می‌شود. ثبت حسابداری (بدهکار هزینه حقوق، بستانکار حقوق پرداختنی و بدهی‌های بیمه/مالیات) و حواله بانکی یا چک پرداخت به کارکنان در این مرحله ثبت و انجام می‌شود. برای مشاهده کل عملیات به صورت یکجا، جدول مراحل تهیه لیست حقوق و دستمزد (ورودی‌ها و خروجی‌ها) را در ادامه آورده‌ایم:

نمونه ساختار لیست حقوق و دستمزد

نمونه لیست حقوق و دستمزد شامل چند ستون ضروری و چند ستون اختیاری و مدیریتی است. در بخش ستون‌های ضروری مواردی آورده می‌شود که باید در اختیار بیمه تامین اجتماعی و اداره مالیات قرار گیرد. در ستون‌های اختیاری نیز مواردی نمایش داده می‌شود که بیشتر برای مدیر اهمیت دارند.

ستون‌های ضروری

ستون‌های ضروری لیست حقوق و دستمزد شامل موارد زیر است:

🔹کد پرسنلی، نام و نام خانوادگی
🔹پایه حقوق (مبنای اصلی محاسبه)
🔹مسکن و خواربار، ایاب‌ذهاب (مزایای ثابت ماهانه)
🔹اضافه‌کاری، شب‌کاری، نوبت‌کاری (مزایای متغیر بر اساس کارکرد)
🔹حقوق ناخالص (مجموع پایه + کلیه مزایا)
🔹بیمه سهم کارگر (۷٪ از حقوق ناخالص مشمول بیمه)
🔹مالیات بر حقوق (طبق ماده ۸۴ قانون مالیات مستقیم)
🔹خالص پرداختنی (نهایی قابل واریز به کارمند)

ستون‌های اختیاری و مدیریتی

ستون‌های اختیاری لیست حقوق و دستمزد نیز شامل موارد زیر می‌شود:

🔹سنواتی (پاداش پایان خدمت)
🔹عیدی و پاداش (مناسبت‌ها و پایان سال)
🔹مساعده یا وام دریافتی (بازپرداخت اقساط)
🔹کسر انضباطی (جریمه تأخیر یا غیبت)
🔹ساعت کارکرد واقعی (برای تحلیل بهره‌وری)
🔹نسبت هزینه حقوق به فروش/تولید (گزارش مدیریتی)

نمونه یک ردیف با داده فرضی

یک نمونه لیست حقوق و دستمرد را در اینجا آورده‌ایم تا با این ساختار بیشتر آشنا شوید. توجه داشته باشید که داده‌ها کاملا ساختگی است:

تهیه لیست حقوق با اکسل یا نر‌افزار حسابداری

عموما تهیه لیست حقوق در اکسل انجام می‌شود. اکسل از دیرباز به عنوان یکی از بهترین ابزارهای حسابداری شناخته شده و هنوز هم توسط تعداد زیادی از شرکت‌ها استفاده می‌شود. با این حال نرم‌افزارهای حسابداری دیگری هم هستند که برای تهیه و ثبت لیست حقوق و دستمزد به کار می‌روند. در ادامه بیشتر درباره آنها توضیح می‌دهیم.

مزایا و محدودیت‌های اکسل

استفاده از اکسل برای ثبت سند حقوق و دستمزد مزایا و محدودیت‌هایی دارد که مهم‌ترین آنها شامل موارد زیر می‌شود:

🟢 مزایا: دسترسی آسان و هزینه کم، انعطاف پذیری بالا، قابلیت گزارش‌گیری و رسم نمودار، کنترل کامل توسط کاربر، امکان یادگیری در مدت زمانی کوتاه

🔴 محدودیت‌ها: خطای انسانی زیاد، محدودیت حجم و سرعت، عدم یکپارچگی با سایر سیستم‌ها و ریسک امنیتی بالا.

مزایا و محدودیت‌های نرم‌افزار

نرم‌افزارهای حسابداری مختلف با رفع محدودیت‌های اکسل و ساده کردن کار محاسبات و تهیه لیست حقوق و دستمزد طراحی شده‌اند. برای همین مزایا و محدودیت‌های اکثر آنها شامل موارد زیر است:

🟢 مزایا: دقت بالا، تولید خودکار خروجی رسمی، یکپارچگی با سایر سیستم‌ها، مدیریت اطلاعات ام

🔴 محدودیت‌ها: هزینه خرید و نگهداری بالا، وابستگی بالا به پشتیبانی فنی، نیاز به آموزش و انعطاف پذیری محدود

کنترل هایی که در هر دو روش ضروری اند

پیش از نهایی کردن لیست حقوق و دستمزد، لازم است که یک سری کنترل نهایی در هر دو روش کار با اکسل و کار با نرم افزار انجام شود. این کنترل‌های ضروری شامل مواردی مثل تطبیق با قرارداد و کارکرد، تطبیق با جمع مزایا و کسورات، کنترل لیست بیمه و مالیات، تطبیق خالص پرداختنی با فایل بانک، حفظ محرمانگی اطلاعات حقوق، ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد، شناسایی هزینه حقوق و سهم کارفرما، شناسایی بدهی بیمه، مالیات و حقوق پرداختنی و ثبت پرداخت و رفع مغایرت می‌شود که در ادامه هر کدام را خیلی مختصر توضیح می‌دهیم.

تطبیق با قرارداد و کارکرد

پیش از ثبت نهایی لیست حقوق و دستمزد لازم است قرارداد و کارکرد هر کدام از کارکنان را چک کنید تا مطمئن شوید بصورت حقوقی و مطابق چیزی که ذکر شده کار محاسبات را انجام داده‌اید.

تطبیق جمع مزایا و کسورات

وقتی کل حقوق پایه و مزایا و… را حساب می‌کنید، باید حتما دوباره مبلغ جمع مزایا و کسورات را چک کنید تا چیزی از قلم نیافتاده باشد.

کنترل لیست بیمه و مالیات

کنترل لیست بیمه و مالیات نیز پیش از نهایی کردن لیست حقوق و دستمزد ضروری است. نوع بیمه و اینکه چه مواردی مشمول مالیات می‌شود از اهمیت زیادی برخوردار هستند.

تطبیق خالص پرداختنی با فایل بانک

خالص پرداختنی یا همان حقوق باید با چیزی که در فایل بانک آماده شده تطبیق داشته باشد در غیر اینصورت مزایا یا کسورات به درستی محاسبه نشده است.

حفظ محرمانگی اطلاعات حقوق

یادتان باشد که پیش از تنظیم لیست حقوق و دستمزد از محرمانه ماندن اطلاعات حقوقی افراد مطمئن باشید.
ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد

حتما قبل از ثبت نهایی، از ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد مطمئن شوید. این سند هنگام بروز مشکلات حقوقی، هم برای کارکنان هم برای شرکت اهمیت بالایی دارد.

شناسایی هزینه حقوق و سهم کارفرما

سهم کارفرما شامل ۲۳٪ از حقوق و مزایای مشمول بیمه است. برای شناسایی این حق، باید در ثبت لیست حقوق، جمع ۲۰٪ بیمه اجتماعی و ۳٪ بیمه بیکاری را جدا کرده و به‌عنوان هزینه جداگانه درنظر بگیرید. این هزینه در ستون بدهکار ثبت می‌شود.

شناسایی بدهی بیمه، مالیات و حقوق پرداختنی

برای شناسایی بدهی بیمه، مالیات و حقوق پرداختنی نیز کافی است جمع سهم کارگر (۷٪) + سهم کارفرما (۲۰٪) + بیمه بیکاری (۳٪) = ۳۰٪ بیمه پرداختنی را حساب کرده، مالیات بر حقوق کسرشده از کارکنان (طبق ماده ۸۴) را به آن اضافه کرده و از کل حقوق کم کنید تا حقوق پرداختنی مشخص شود.

ثبت پرداخت و رفع مغایرت

در نهایت مقدار مبلغ پرداخت را ثبت کنید و اگر مغایرتی وجود دارد، مطابق مواردی که در بالا گفته شد، آن را رفع کرده و سپس ثبت نهایی را انجام دهید. اینکار آخرین مرحله محاسبه و ثبت لیست حقوق و دستمزد در هر شرکت و کارگاهی است.

اشتباهات رایج در تهیه لیست حقوق

همواره در محاسبه و ثبت لیست حقوق و دستمزد اشتباهاتی ممکن است رخ دهد. برای همین بهتر است قبل از آموزش و تمرین، این اشتباهات را بشناسید:

🔹استفاده از اطلاعات قرارداد یا کارکرد قدیمی
🔹حذف یکی از مزایا یا کسورات
🔹عدم توجه به تفاوت جمع لیست حقوق با فایل بانک
🔹ناهماهنگی داده‌های لیست با لیست بیمه و مالیات
🔹ذخیره فایل بدون سطح دسترسی و تهیه نسخه پشتیبان
🔹ارسال فایل دارای اطلاعات محرمانه برای افراد غیرمرتبط

با شرکت در دوره حسابداری حقوق و دستمزد، می‌توانید یک لیست کامل را از دریافت کارکرد تا محاسبه خالص پرداختنی، ارسال تکالیف و ثبت سند اجرا کنید.

سوالات متداول لیست حقوق و دستمزد

1️⃣ آیا لیست حقوق و فیش حقوقی یکسان‌اند؟
خیر، لیست حقوق سند تجمیعی کل سازمان است، در حالی که فیش حقوقی برای هر کارمند به تنهایی و به‌طور جدا صادر می‌شود.

2️⃣ چه کسی باید لیست حقوق را تهیه و تأیید کند؟
حسابدار یا مسئول حقوق، درنهایت نیز باید توسط مدیر مالی تایید شود.

3️⃣ آیا تهیه لیست حقوق در اکسل کافی است؟
برای شرکت‌های کوچک ( مثلا زیر ۲۰ نفر) بله، اما برای سازمان‌های بزرگ، به نرم‌افزار تخصصی نیاز است.

4️⃣ لیست حقوق باید تا چه مدت نگهداری شود؟
طبق ماده ۲۴ قانون کار، باید حداقل تا پایان یک سال پس از اتمام قرارداد نگه‌داری شوند (برای تأمین اجتماعی و مالیات معمولاً ۱۰ سال).

5️⃣ چه اطلاعاتی نباید در نسخه عمومی لیست نمایش داده شود؟
اطلاعات محرمانه کارکنان مثل کد ملی، شماره حساب بانکی، کسورات شخصی و هر اطلاعات شخصی دیگری.

6️⃣ چگونه مغایرت لیست حقوق با بیمه و مالیات را پیدا کنیم؟
با گرفتن گزارش تطبیقی (Reconciliation) که جمع حقوق ناخالص مشمول بیمه و مالیات را با خروجی‌های ارسالی به سازمان‌ها مقایسه کرده و اختلافات را شناسایی می‌کند.